Sistemas de Informação

Procedimentos Durante COVID-19

O procedimento para gerar os documentos no sistema SIARE são os mesmos de sempre. A única mudança ocorre no momento da coleta das assinaturas e entrega dos documentos ao coordenador de estágios.

A suspensão das atividades presenciais no campus de Florianópolis da UFSC impõe algumas regras especiais em relação ao processo de entrega dos documentos gerados pelo sistema SIARE pertinentes a um estágio (Termo de Compromisso de Estágio (TCE), Termo Aditivo, Termo de Rescisão e Relatório de Atividades de Estágio Não-Obrigatório (RAENO)). O estagiário acessa o sistema SIARE que gerará o arquivo no formato PDF correspondente ao documento em questão. É este documento que precisa ser assinado.

Para a coleta das assinaturas, há duas alternativas: 1) documentação assinada digitalmente; 2) documentação assinada manualmente (de próprio punho) ou eletronicamente. Preferencialmente entregue via alternativa 1 pois não será necessário gerar cópias impressas e todo o processo é feito via e-mail.  Já a alternativa 2 é uma solução provisória que não dispensa a impressão e coleta das assinaturas de próprio punho. Nesta alternativa o documento deverá ser entregue ao coordenador de estágios assim que as atividades presenciais no campus da UFSC forem retomadas.

Alternativa 1: Entrega De Documentos Assinados Digitalmente

Os documentos podem ser entregues contendo assinaturas digitais, isto é, sem que seja necessário gerar cópias impressas, quando TODOS os envolvidos possuírem assinaturas baseadas em certificado padrão ICP-Edu ou em certificado padrão ICP-Brasil.

As pessoas da comunidade acadêmica da UFSC (estudantes, professores e técnicos administrativos) assinam por meio do site https://assina.ufsc.br que utiliza o padrão ICP-Edu.

As pessoas externas à UFSC (tipicamente o representante da concedente e o supervisor do estágio) assinam usando a sua assinatura baseada em  certificado padrão ICP-Brasil. Para aqueles que não possuem este tipo de assinatura, é possível obter uma gratuitamente via site https://sso.acesso.gov.br/login?client_id=assinador.iti.br  .  Com ela é possível  assinar qualquer documento válido no contexto do serviço público federal.

Atenção: Quando o documento for o Relatório de Atividades de Estágio Não-Obrigatório (RAENO Final), o supervisor do estagiário deve editar o pdf enviado pelo estagiário para fazer sua avaliação, assinar o pdf editado e enviar para o estagiário providenciar as demais assinaturas. Assinam, na ordem, o estagiário, o professor orientador e o coordenador de estágios.

Para os demais documentos, ou seja, TCE, Termo de Rescisão ou Termo Aditivo, devem ser assinados na seguinte ordem:

1. Estagiário.
2. Supervisor do estágio e/ou representante da concedente (na ordem que for mais conveniente e pertinente ao que pede o documento).
3. Professor orientador.
4. Coordenador de estágios.

É RESPONSABILIDADE DO ESTAGIÁRIO ENTREGAR VIA E-MAIL O DOCUMENTO ASSINADO DIGITALMENTE POR TODOS AO COORDENADOR DE ESTÁGIOS QUE FARÁ A CONFERÊNCIA DAS ASSINATURAS E ENTÃO ASSINARÁ O DOCUMENTO. O DOCUMENTO SERÁ ENTÃO ENTREGUE VIA E-MAIL AO ESTAGIÁRIO QUE DEVERÁ PROVIDENCIAR O ENVIO DO MESMO PARA AS DEMAIS PESSOAS.

IMPORTANTE: Se alguma das assinaturas não for compatível com o padrão ICP-EDU ou ICP-Brasil então o documento não será considerado entregue. Antes de enviar o pdf para o coordenador de estágio certifique-se que está tudo certo acessando o serviço https://assina.ufsc.br/verificador/ . Esse serviço verifica a integridade do documento e se todas as assinaturas são válidas. Se tudo “ficar verde” então o documento está pronto para ser entregue.

Alternativa 2: Entrega de Documentos Assinados Manualmente/Eletronicamente

Como os documentos não podem ser assinados manualmente por todos enquanto durar a pandemia o procedimento, excepcional, para coleta das assinaturas e entrega do documento é descrito a seguir.

A) Para quem está iniciando estágio

1. Faça a solicitação do estágio via SIARE (https://siare.sistemas.ufsc.br) como se faz normalmente e aguarde  aprovação do coordenador de estágios. Se estiver com IAA abaixo de 6 ou sem IAA a data de término do estágio deve ser no máximo 31/07/2021. O estágio poderá ser prorrogado (em janeiro) se o IA em 2020/2 for maior ou igual a 6.
2. Quando aprovado, entre no SIARE, baixe o pdf do TCE  e imprima a quantidade de cópias necessárias.
3. Envie o pdf do TCE para o supervisor do seu estágio (seu “chefe” na empresa) e para o seu professor orientador. Peça para eles enviarem e-mail para o coordenador de estágios dizendo que autorizam o seu estágio. O e-mail pode ser simples e direto (sem formalidade) contendo como anexo o pdf do TCE. O arquivo não precisa ser assinado. (ver observação abaixo)
4. Quando o coordenador de estágios receber os dois e-mails ele registrará no SIARE e o estágio ficará oficialmente aceito.
5. O dia que a situação voltar ao normal,  colha as assinaturas e traga todas as cópias para o coordenador de estágios assinar.

 

B) Para quem precisa solicitar Termo Aditivo de um estágio em andamento

1. Faça a solicitação do Termo Aditivo via SIARE (https://siare.sistemas.ufsc.br) como se faz normalmente e aguarde aprovação do coordenador de estágios. Se for alterar a data de término do estágio e o IAA estiver abaixo de 6 então a nova data deve ser no máximo 31/07/2021. O estágio poderá ser prorrogado (em janeiro) se o IA em 2020/2 for maior ou igual a 6.
2. Quando aprovado, entre no SIARE, baixe o pdf do Termo Aditivo e imprima a quantidade de cópias necessárias.
3. Envie o pdf do Termo Aditivo para o supervisor do seu estágio (seu “chefe” na empresa). Peça para o supervisor  enviar e-mail para o coordenador de estágios dizendo que está de acordo com a alteração. O e-mail pode ser simples e direto (sem formalidade) contendo como anexo o pdf do Termo Aditivo. O arquivo não precisa ser assinado (ver observação abaixo)
4. Quando o coordenador de estágios receber este e-mail registrará no SIARE e o Termo Aditivo ficará oficialmente aceito.
5. O dia que a situação voltar ao normal,  colha as assinaturas e traga todas as cópias para o coordenador de estágios assinar.

 

C) Para quem precisa solicitar um Termo de Rescisão de um estágio em andamento

1. Faça a solicitação do Termo de Rescisão via SIARE (https://siare.sistemas.ufsc.br) como se faz normalmente, preencha os RAENOs parciais (se houver), preencha o RAENO Final e aguarde  aprovação do coordenador de estágios.
2. Quando aprovado, entre no SIARE, baixe o pdf do Termo de Rescisão, do RAENO Final e imprima a quantidade de cópias necessárias.
3. Envie o pdf do Termo de Rescisão e do RAENO Final para o supervisor do estágio (seu “chefe” na empresa). Peça para ele enviar e-mail para o coordenador de estágios dizendo que está de acordo com a rescisão. O e-mail pode ser simples e direto (sem formalidade) contendo como anexo o pdf do Termo de Rescisão e do RAENO Final com a avaliação preenchida. O arquivo não precisa ser assinado. (ver observação abaixo)
4. Quando o coordenador de estágios receber este e-mail registrará no SIARE e o estágio estará encerrado.
5. O dia que a situação voltar ao normal,  colha as assinaturas e traga todas as cópias para o coordenador de estágios assinar.

 

D) Para quem terminou o estágio e precisa preencher o RAENO Final

1. Preencha o RAENO Final via SIARE (https://siare.sistemas.ufsc.br) como se faz normalmente e aguarde  aprovação do coordenador de estágios.
2. Quando aprovado, entre no SIARE, baixe o pdf com o RAENO Final e imprima a quantidade de cópias necessárias.
3. Envie o pdf do RAENO Final para o supervisor do estágio (seu “chefe” na empresa). Peça para ele enviar e-mail para o coordenador de estágios dizendo que está de acordo com o relatório e qual a avaliação final que ele faz do seu desempenho (Excelente, Muito Bom, Bom, etc) com base nos critérios que aparecem no RAENO Final. O e-mail pode ser simples e direto (sem formalidade) contendo como anexo o pdf do RAENO Final. O arquivo não precisa ser assinado. (ver observação abaixo)
4. Quando o coordenador de estágios receber este e-mail registrará no SIARE a entrega do RAENO Final  e o estágio ficará oficialmente encerrado, possibilitando que o aluno faça, se desejar, novo estágio.
5. O dia que a situação voltar ao normal,  colha as assinaturas e traga todas as cópias para o coordenador de estágios assinar.

 

Observação sobre o e-mail: Alguns Agentes de Integração (AGI) e empresas estão usando um sistema de assinatura eletrônica baseado no e-mail de quem assina onde está anexado o documento (TCE, Termo Aditivo, Termo de Rescisão ou RAENO Final) gerado pelo SIARE. Para estes casos, onde o supervisor já assinou, fica dispensado o envio do e-mail por parte do supervisor. Porém, se o documento for o RAENO Final o supervisor do estágio deve enviar e-mail para o coordenador de estágios com a avaliação do estagiário. A dispensa não se aplica caso o documento não seja o gerado pelo SIARE (alguns AGIs possuem modelos próprios de documento).